Digitální připomínkování a předávání projektů investorovi v době pandemie

V současné době pandemie virové choroby COVID-19, kterou způsobuje nový koronavirus SARS-CoV-2, je nutno změnit běžné každodenní činnosti obyvatel a je potřeba se přizpůsobit nastalé situaci. To se samozřejmě týká nejen osobního života, ale i dosavadních zaběhnutých pracovních procesů.

Projektová společnost SUDOP PRAHA v současné situaci funguje při tvorbě projektových dokumentací namísto kanceláří obsazených projektanty primárně na bázi home officů, kdy byl osobní kontakt nahrazen online komunikací přes Skype či TEAMSy. Samotná příprava projektové dokumentace se skládá z mnoha činností a kromě vzájemné koordinace mezi jednotlivými projektanty specialisty, projednání s dotčenými orgány státní správy je nezbytné dokumentaci rovněž projednat s objednavatelem dokumentace. Aktuální situace nás tak doslova donutila najít nové cesty i v oblasti vzájemného projednání dokumentace mezi jejím tvůrcem (projektantem) a jejím objednavatelem (investorem). Pojďme si principy této změny ukázat na pilotním projektu akce Rekonstrukce výpravní budovy v žst. Plzeň hl. n., která se nyní nachází ve své poslední projekční fázi – tedy přípravě projektové dokumentace pro provedení stavby. Tomuto stupni předcházela studie, záměr projektu, dokumentace pro územní rozhodnutí a dokumentace pro stavební povolení, která je nyní na drážním a vodoprávním úřadu. Evidentně i státní správu současná situace okolo pandemie zasáhla – stavební ani vodoprávní řízení nebylo zahájeno ve stanovené třicetidenní lhůtě od podání žádosti o vydání povolení.

Předání

Namísto standardního předání projektové dokumentace v papírové a digitální podobě na DVD skrze zástupce projektanta (tzv. HIP) zástupci investora (tzv. HIS), který předání stvrdí podpisem předávacího protokolu a následně převzatou dokumentaci distribuuje na jednotlivé organizační útvary a složky své společnosti je osobní předání nahrazeno předáním přes webové rozhraní programu ­ProjectWise, ve kterém naše projekční společnost projektovou dokumentaci ukládá a spravuje. Samotné předání probíhá tak, že HIP vyplní několik karet, které obsahují obdobné informace jako v papírovém předávacím protokolu a další předem domluvené údaje jako je např. stanovení lhůty na připomínkování. Následně HIP odešle balíček dokumentace HISovi, ten dokumentaci přijme a tím je předání hotovo. Předávací protokol nahrazuje samotné přijmutí projektu. Případné předání papírové dokumentace je řešeno individuálně dle domluvy HISe a HIPa. Konkrétně v případě projektu Rekonstrukce výpravní budovy v žst. Plzeň hl. n. jsou paralelně řešeny obě formy předání – jak klasicky, tak přes prostředí ProjectWise.

Projednání

Způsob projednání připomínek formou konferenčního projednání, kdy se zástupci investora a projektanta společně sejdou a prodiskutují jednotlivé body, ke kterým mají zástupci jednotlivých organizačních složek investora připomínky (náměty na úpravu dokumentace), je nahrazen čistě digitální formou bez nutnosti osobního setkání. HIS jako doposud nerozesílá na své jednotlivé organizační útvary dokumentaci, ke které připomínkující sepisují své stanovisko a posílají ho zpět na HISe, který připomínky nashromáždí a zašle je po emailu HIPovi, který je dále dle povahy připomínek rozesílá na příslušné projektanty. Vše se odehrává přímo přes webové rozhraní programu ­ProjectWise. Investor před samotným projednáním stanovil seznam osob z jednotlivých organizačních útvarů, které se budou k dokumentaci vyjadřovat, tj. budou sepisovat připomínky, a těmto osobám byl předem zřízen přístup k akci. Jednotlivý připomínkující tak budou své poznámky vepisovat přímo k příslušným dokumentům, ke kterým mají přístup i jednotliví projektanti, a odpadá tak vzájemné opakované emailové rozesílání připomínek po ose: jednotliví připomínkující z jednotlivých organizačních složek → HIS → HIP → jednotliví projektanti. Online tak bude možno v ProjectWise sledovat i stav připomínkování, což umožní jejich operativnější projednání. HIP nebude muset čekat na obdržení kompletního vyjádření např. za celý odbor, ale rovnou je možno jednotlivými projektanty konkrétní připomínky zapracovávat, resp. na ně reagovat. Vzhledem ke stanoveným termínům odevzdání čistopisu PDPS, který je s ohledem na potřebu zahájení realizace v tomto roce neposunutelný, byla záměrně tato akce vedením naší projekční společnosti SUDOP PRAHA a vedením SPRÁVY ŽELEZNIC, Stavební správy západ po vzájemné dohodě vybrána pro nasazení tohoto způsobu projednání. Potřebné kroky k nasazení a prověření systému v reálném provozu jsou prováděny operativně a v době psaní tohoto článku budou teprve dotčení projektanti a zástupci investora proškolení na způsob fungování a systém budeme následně v ostrém provozu zkoušet. Kromě náhrady za konferenční projednání, které není možné v současné době pandemie, a omezení shromažďování většího počtu lidí reálné konat, což je projednáním přes prostředí ProjectWise nahrazeno, jsou hlavní očekávání taková, že by obecně mělo dojít ke zrychlení připomínkovacího procesu, který u každé akce znamená několikatýdenní akt.

Více zde